三条地地域振興局（新潟県三条市）で、個人情報が記載された保存期間満了前の文書を誤廃棄したと思われる事案が発生

三条地域振興局（新潟県三条市）地域整備部は１３日、個人情報が記載された保存期間が満了していない文書を誤って破砕処分した可能性が高い事案が発生したと発表した。

誤廃棄したと思われる文書は、平成３０年度建物事前調査報告書で、１件５人分。この報告書は、道路工事などの施工にあたって、付近の建物などに損傷が生じた場合に備えて、公示前の建物などの現況調査を行った内容（調査対象者の氏名・住所・電話番号、建物の経過年数・用途・床面積、建物の損傷状況など）が記載されているもの。なお、調査対象者が副本を保持しており、今後得て業務を進めるという。

新潟県によると、三条地域振興局で４日に調査対象者から建物の変状確認の申し出があり、担当者が文書を探したが見当たらなかった。１２日まで執務室および書庫を捜索したが発見に至らず、また部外へ持ち出した履歴や盗難の形跡もなかったという。

これらの状況から、２０２１年９月３０日に部内一斉の文書整理に伴う廃棄作業を行った際、保存期間が満了していない文章を誤って破砕処分業者へ引き渡した可能性が高いとしている。廃棄時は、職員立ち合いのもと処分業者への引き渡しているため、外部への個人情報流出は低いと思われるという。

三条地域振興局地域整備部は、関係者に説明の上で謝罪。今回の事案は、文書破棄の際のチェック体制が十分でなかったことが原因とし、今後は破棄文書の運搬時に複数名で確認を行うという。